Regulamin zamówień do 130 tyś zł.

ZARZĄDZENIE nr 10

Dyrektora Gnieźnieńskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji

z dnia 26 stycznia 2021 roku

w sprawie: wprowadzenia w Gnieźnieńskim Ośrodku Sportu i Rekreacji (dalej „GOSiR”)

procedury udzielania zamówień, których wartość bez podatku od towarów i usług,

jest mniejsza niż kwota 130.000 złotych

§ 1.

Wprowadza się procedurę udzielania zamówień, których wartość, bez podatku od towarów i usług, jest mniejsza niż kwota 130.000 złotych.

§ 2.

1.Postanowienia niniejszej procedury znajdują zastosowanie do udzielania zamówień na dostawy, usługi oraz roboty budowlane, których wartość, bez podatku od towarów i usług, jest mniejsza niż kwota 130.000 złotych.

2. Ilekroć w niniejszej procedurze mowa jest o:

1) zamówieniu,

2) udzieleniu zamówienia,

3) wykonawcy,

4) dostawach, usługach lub robotach budowlanych,

5) pisemności,

należy przez to rozumieć pojęcia zdefiniowane w przepisach ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 2019, z póź.zm.) zwaną dalej „Pzp”.

3. Zamówienia o wartości, bez podatku od towarów i usług, mniejszej niż kwota 130.000 złotych, udzielane są z uwzględnieniem następujących zasad:

1) równego traktowania wykonawców,

2) uczciwej konkurencji,

3) pisemności postępowania (udokumentowanie procedury wyłonienia wykonawcy),

4) przejrzystości postępowania,

5) bezstronności i obiektywizmu osób przeprowadzających postępowanie,

6) w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad uzyskiwania jak najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

§ 3.

1. Zamówienia o wartości, bez podatku od towarów i usług, mniejszej niż kwota 130.000 złotych, udziela się po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia, zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu. Wszczęcie postępowania poprzedza uzyskanie akceptacji pracownika GOSiR właściwego do spraw zamówień publicznych dla wybranego sposobu przeprowadzenia postępowania o udzielanie zamówienia. Nie wymaga się złożenia wniosku i uzyskania akceptacji dla zamówień, których wartość, bez podatku od towarów i usług, nie przekracza kwoty 10.000 złotych. Wzór wniosku o zatwierdzenie sposobu udzielenia zamówienia o wartości, bez podatku od towarów i usług, mniejszej niż kwota 130.000 złotych, stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2. Postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadzane jest w następujący sposób:

1) poprzez skierowanie zapytania ofertowego do co najmniej 3 wykonawców, zgodnie z załacznikiem nr 2 do niniejszego zarządzenia, świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia lub

2) poprzez zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej GOSiR lub

3) poprzez zamieszczenie zapytania ofertowego na ogólnodostępnej internetowej platformie zakupowej lub

4) poprzez porównanie co najmniej 3 ofert cenowych dostępnych Zamawiającemu, zamieszczanych na stronach internetowych wykonawców lub

5) poprzez zaproszenie do negocjacji co najmniej 3 wykonawców (chyba, że ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia liczba wykonawców mogących je wykonać jest mniejsza, jednak nie mniejsza niż 2), gdy z uwagi na specyfikę przedmiotu zamówienia udzielenie zamówienia powinno zostać poprzedzone negocjacjami lub

6) w przypadku braku informacji o podmiotach świadczących usługi stanowiące przedmiot zamówienia, dopuszcza się zamieszczenie ogłoszenia w sprawie zamówienia na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej GOSiR oraz skierowanie zapytania do mniej niż 3 wykonawców.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1), pkt 2) oraz pkt 6), postępowanie o udzielenie zamówienia może zakończyć się negocjacjami przeprowadzonymi z co najmniej jednym z wykonawców, o ile Zamawiający przewidział to w zaproszeniu do złożenia oferty.

4. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych źródeł zewnętrznych (już przyznanych lub, o które Zamawiający zamierza się starać i objąć je kwalifikowalnością wydatków), udzielane są na podstawie procedur określonych przedmiotowym Zarządzeniem z zachowaniem wymagań wynikających z przepisów prawa i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień (właściwych wytycznych). Postanowień Zarządzenia sprzecznych z postanowieniami tych przepisów lub dokumentów nie stosuje się.

5. Postępowanie uznaje się za ważne, gdy przynajmniej jeden wykonawca złoży ofertę odpowiadającą wymaganiom podanym w zapytaniu ofertowym lub zaproszeniu do negocjacji.

6. Zapytanie ofertowe lub zaproszenie do negocjacji przekazuje się wykonawcom pisemnie drogą elektorniczną za potwierdzeniem doręczenia e-maila.

7. Wykonawcy składają swoje oferty zgodnie z wymaganiami wskazanymi w zapytaniu ofertowym lub zaproszeniu do negocjacji.

8. W przypadku udzielania zamówień, których wartość, bez podatku od towarów i usług, nie przekracza kwoty 10.000 złotych, do udzielenia zamówienia wystarczające jest sporządzenie notatki uzasadniającej wybór wykonawcy lub stosowna adnotacja na odwrocie faktury bądź rachunku.

9. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty może być w szczególności: cena, termin wykonania, okres gwarancji, ocena techniczna, jakość, funkcjonalność i inne odnoszące się do przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem postanowień zawartych w ust.10.

10. Dopuszcza się zastosowanie kryteriów odnoszących się do właściwości wykonawcy, o ile wynika to ze specyfiki przedmiotu zamówienia.

11. W przypadku natychmiastowej potrzeby udzielenia zamówienia, zapytanie ofertowe może zostać skierowane w postaci komunikacji ustnej (osobiście lub telefonicznie), do mniej niż trzech wykonawców, niezależnie od wartości zamówienia. Oferty w takim przypadku również mogą zostać złożone w postaci komunikacji ustnej.

12. W przypadku, gdy zamówienie może zostać udzielone wyłącznie 1 wykonawcy z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, zamówienia udziela się po przeprowadzeniu negocjacji z wybranym (wskazanym) wykonawcą.

13. Zamówienia można udzielić po przeprowadzeniu negocjacji z wybranym (wskazanym) wykonawcą również w innych przypadkach, o których mowa w art. 214 ust.1 Pzp, które to stosuje się odpowiednio.

14. W uzasadnionych przypadkach, dopuszcza się udzielenie zamówienia, którego przedmiotem jest wykonanie określonych usług, poprzez zawarcie umowy cywilnoprawnej z pracownikiem GOSiR.

15. Przy udzielaniu zamówienia w sposób określony w ust. 11, 12, 13 i 14, wymagane jest pisemne uzasadnienie konieczności udzielenia zamówienia w wybrany sposób.

16. Postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości, bez podatku od towarów i usług, mniejszej niż kwota 130.000 złotych, przygotowuje i przeprowadza oraz ustala wartość zamówienia zainteresowany dział lub inna komórka organizacyjna GOSiR.

§ 4.

1. Udzielenie zamówienia po przeprowadzeniu postępowania następuje, z zastrzeżeniem ust.2, w formie pisemnej (zlecenie, umowa) lub przez przekazanie wykonawcy drogą elektroniczną zamówienia (zlecenia) obejmującego realizację określonej roboty budowlanej, dostawy lub usługi.

2. W przypadku zamówień, których wartość, bez podatku od towarów i usług, nie przekracza kwoty 10.000 złotych, dopuszcza się udzielenie zamówienia w postaci komunikacji ustnej. Potwierdzeniem zawarcia umowy jest wówczas wystawiona przez wykonawcę faktura VAT lub rachunek.

§ 5.

1. Z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego sporządza się protokół, zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszego zarządzenia.

2. W przypadku zapytania ofertowego kierowanego w postaci komunikacji ustnej (osobiście lub telefonicznie), dopuszcza się stosowanie uproszczonego protokołu w postaci notatki służbowej, zawierającej informację do kogo skierowano zapytanie i jakie uzyskano oferty cenowe.

3. W przypadku zamówień, których wartość bez podatku od towarów i usług, nie przekracza kwoty 10.000 złotych, protokół lub notatkę może zastąpić adnotacja na odwrocie faktury lub rachunku.

§ 6.

Z chwilą wejścia w życie niniejszego zarządzenia traci moc Zarządzenie nr 65 Dyrektora GOSiR z dnia 8 grudnia 2016 roku z późniejszymi zmianami, w sprawie wprowadzenia regulaminu postępowania w sprawie udzielania przez GOSiR zamówień o wartości szacunkowej poniżej 30.000 euro.

§ 7.

Wykonanie Zarządzenia powierza się pracownikowi GOSiR właściwemu do spraw zamówień publicznych oraz upoważnionym pracownikom GOSiR, którzy dokonywać będą czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowań objętych regulaminem.

§ 8.

Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia pełni Główna Księgowa GOSiR.

§ 9.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 roku.

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia nr 10

Dyrektora GOSiR

z dnia 26.01.2021 roku

Gniezno, dnia ……….....…r.

Nr sprawy: …………………………

WNIOSEK

O zatwierdzenie sposobu udzielenia zamówienia

O WARTOŚCI, BEZ PODATKU OD TOWARÓW I USŁUG, MNIEJSZEJ NIŻ KWOTA 130.000 ZŁOTYCH

Nazwa działu: …...............................................................................................................................

Nazwa nadana zamówieniu/przedmiot zamówienia: …................................................................

………………………………………………………………………………………………………………………

Wartość zamówienia:

netto ………………………………… złotych

VAT ………………………………… złotych

brutto ………………………………… złotych

Sposób wyliczenia wartości zamówienia: …......................................................................................

Data ustalenia wartości zamówienia: ………………………………

3.4. Osoba/y dokonująca/e ustalenia wartości zamówienia: …...............................................................

3.5. Łączna wartość zamówień tego samego rodzaju w danym roku budżetowym:…………....… zł netto

Kwota zabezpieczona na realizację zadania:*

w budżecie GOSiR na rok……, w wysokości:…… w dziale ……, obiekcie ………, par. ………. klasyfikacji budżetowej
finansowanie ze środków Unii Europejskiej (podać kwotę dofinansowania i jaki stanowi to udział w % w wartości zamówienia oraz wskazać projekt/program) ……………………………………………………………………………………………………………
inny rodzaj finansowania (podać jaki oraz kwotę finansowania) ………………………………………….......................................................................................…

Sposób, w jaki zostanie przeprowadzone postępowanie:

…………………………………………………………………………………………………………………

* niepotrzebne skreślić

……………………………………………………………………………………

Podpis Kierownika działu, osoby pełniącej zastępstwo

lub innego upoważnionego pracownika

komórki organizacyjnej GOSiR

………………………............…………………………………

(akceptacja sposobu postępowania przez pracownika

GOSiR właściwego d.s. zamówień publicznych

lub osobę zastępującą)

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia nr 10 Dyrektora GOSiR

z dnia 26.01.2021 roku

…..............................................

pieczęć Zamawiającego

DYREKTOR GNIEŹNIEŃSKIEGO OŚRODKA SPORTU I REKREACJI

ogłasza rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia na

„…………………………………………………………………….”

w trybie zapytania ofertowego o wartości poniżej 130.000 zł

Zapytanie ofertowe nr …………

Opis przedmiotu zamówienia: …...................................................

2. Zamawiający: Miasto Gniezno - Gnieźnieński Ośrodek Sportu i Rekreacji (GOSiR), ul. Bł. Jolenty 5, 62-200 Gniezno, www.gosir.gniezno.pl, e-mail: …....................... tel. …........................ fax. ….....................

3. Termin wykonania zamówienia: …………………….

. Kryteria oceny ofert: cena, termin wykonania, okres gwarancji, ocena techniczna, jakość, funkcjonalność*, inne (wymienić jakie) …..............................................

niepotrzebne skreślić

arunki udziału w postępowaniu (jeżeli są wymagane):

- …..................................

ykaz dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy:

- …..................................

7. Termin związania ofertą: ….....................................

8. Opis sposobu przygotowania oferty:

- W ofercie należy podać wartość zamówienia netto i brutto wyrażoną liczbowo i słownie.

- Ofertę należy opisać nazwą i adresem Wykonawcy oraz nazwą i adresem Zamawiającego, a także napisem „Zapytanie ofertowe nr ………….na „…………….” i przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail:…............................................ , w terminie do dnia …..........................do godz..............

9. Ocena ofert nastąpi w GOSiR ul...…….……….. w dniu ……….... r. o godz. ……......…..

10. Pracownikiem upoważnionym do kontaktów z Wykonawcami jest: .…………tel. …..… w godz..........

11. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

12. Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia negocjacji z wykonawcami.

Gniezno, dnia ………………….….r.

……………………………………………………………………………………

Podpis Kierownika działu, osoby pełniącej zastępstwo

lub innego upoważnionego pracownika

komórki organizacyjnej GOSiR

…..........................................................

pieczęć i podpis Dyrektora GOSiR

lub innej upoważnionej osoby

Załącznik Nr 3

do Zarządzenia nr 10

Dyrektora GOSiR

z dnia 26.01.2021 roku

Gniezno, dnia ………………r.

Nr sprawy: …………………………

PROTOKÓŁ

z postępowania o udzielenie zamówienia

o wartości, bez podatku od towarów i usług, mniejszej niż kwota 130.000 złotych

I. Nazwa nadana zamówieniu/przedmiot zamówienia

…………………………………………………………………………………………………………………………

II. Wartość zamówienia

…………………………… złotych netto

Sposób wyliczenia wartości/data wyliczenia/osoba dokonująca ustalenia wartości zamówienia:

…………………………………………………………………………………………………………………………

III. Podstawowe informacje dotyczące przeprowadzonego postępowania

1. Nazwy i adresy wykonawców, do których w dniu …………………… skierowano zaproszenie do złożenia oferty (zapytanie ofertowe) lub zaproszenie do udziału w negocjacjach:

……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………

2. Zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej www………………………………..........… – data zamieszczenia: …………………………………… ^*

* dotyczy przypadków, w których zamawiający zamieścił ogłoszenie w sprawie zamówienia na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Zamawiającego lub na innej stronie internetowej.

3. Dane dotyczące złożonych ofert

Na zapytanie odpowiedziało ……………… (podać liczbę) Wykonawców, którzy w terminie do dnia …………………… złożyli następujące oferty*:

lp.	Nazwa i adres Wykonawcy	Cena ofertowa brutto	Inne dane ofertowe – np. okres gwarancji, termin wykonania itp.
1.
2.
3

* w przypadku dokonywania porównania ofert z wykorzystaniem internetu lub w inny sposób (np. w wyniku zamieszczenia ogłoszenia), należy podać nazwy i adresy oraz dane ofertowe poszczególnych wykonawców, których oferty porównano lub które zostały złożone. Jeżeli zamówienia udzielono po negocjacjach z jednym wykonawcą, należy wpisać nazwę i adres wykonawcy oraz zaoferowaną przez niego cenę.

4. Informacje dotyczące przeprowadzonych negocjacji (data przeprowadzenia, podmioty, z którymi były prowadzone negocjacje, ustalenia)^*

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

* dotyczy przypadków, w których przeprowadzono negocjacje z wykonawcą lub wykonawcami.

IV.Wynik postępowania (wybór oferty)

Uwzględniając przyjęte kryterium/a, tj. ….....................................................……………………………………

za najkorzystniejszą uznano ofertę następującego Wykonawcy:

(nazwa i adres wykonawcy) ………………………………………………………………………………………, cena oferty: ………………………….złotych brutto,

inne elementy oferty: …………………………………………………………

Sporządził protokół: ………….…………………………………………………………………………

(pieczęć i podpis)

Zatwierdził protokół: ...……………………………………………………………………………………

(pieczęć i podpis Dyrektora GOSiR lub innej upoważnionej osoby)